Ohjeita tapahtumanjärjestäjille

Tapahtumia koskevat monenlaiset lait, säännöt ja ohjeet. Käytännössä tapahtuman koko ja sijainti määrittävät minkälaisia lupia tapahtumalle tarvitaan. Minimissään pakollisia lupia ovat tapahtumapaikan omistajan/haltijan lupa sekä poliisille tehtävä ilmoitus yleisötilaisuudesta.

Vastuu tapahtumasta on aina tapahtumanjärjestäjän. Neuvot lupa-asioihin kannattaa kysyä jo hyvissä ajoin viranomaisilta. Ilman tarvittavia lupia tapahtumaa ei saa järjestää ja poliisilla on oikeus keskeyttää tapahtuma edellytettyjen lupien puuttuessa.

Kaupungille tapahtuman järjestämiseksi tehtävät lupahakemukset ovat:

• alueen käyttölupahakemus tapahtumaa varten
• hakemus katu- ja liikennealueen sulkemiseksi liikenteeltä
• hakemus opasteiden tilapäiselle sijoittamiselle
• hakemus mainosten tilapäiselle sijoittamiselle
• meluilmoitus
• elintarvikemyynti-ilmoitus
• väliaikaisia rakenteita koskeva lupa

Aluelupa

Kaikkiin ulkoilmatapahtumiin ja myyntitilaisuuksiin tarvitaan aina maanomistajan lupa. Kaupunki maanomistajana haluaa tietää ja koordinoida, mitä missäkin tapahtuu. Poliisi vaatii tapahtumalupia myöntäessään aina maanomistajan luvan. Luvan tarkoitus on myös rauhoittaa alue kyseisen tapahtuman järjestämiseen. Kun tapahtuma tai tilaisuus halutaan järjestää Uudenkaupungin kaupungin omistamalla yleisellä alueella, esimerkiksi puistossa, kadulla tai torilla, haetaan lupa kaupungilta.

Kun haet aluelupaa:

• Alustavan aluevarauksen kaupunkisuunnittelun varauskalenteriin voi tehdä heti tammikuun alusta alkaen. Ei velvoita mihinkään.
• Normaalisti alueluvan anomiseen riittää, että se on perillä 1 kk ennen tapahtumaa 
• Kesä-, heinä- ja elokuun tapahtumiin tulee hakemukset lähettää toukokuun aikana. Syynä kaupunginhallituksen kokoustauko ja virastotalon lomat.
• Jos on kyseessä uusi ja aika iso tapahtuma, niin pidetään palaveri kaupunkisuunnittelun ja hakijan kanssa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa
• Jos tapahtuma on laaja, kaupunkisuunnittelu laatii yhden yhteisen alueiden käyttöluvan
• Uuden tai laajan tapahtuman suunnittelun alussa kannattaa tiedustella alueiden käytön mahdollisuuksia ajoissa eri tahoilta
• Tapahtumiin liittyvät luvat ovat maksuttomia

Kaupungin tiloista ja alueista vastaavat tahot

Aluelupaa anotaan kaupungin yleisten alueiden ja puistojen osalta kaupunkisuunnittelulta. Hakemus lähetetään kirjaamoon.

Liikunta- ja kulttuuritiloja, koulujen tiloja ja torin alueita hallinoivat niistä vastaavat tahot. Otathan yhteyttä suoraan ko. toimijoihin. 

Tapahtuman liikennejärjestelyt

Tapahtuma voi tarvita tilapäisiä liikennejärjestelyjä, kuten katujen sulkemisia ja tilapäisiä pysäköintialueita. Tienpitäjä päättää liikennejärjestelyistä ja liikenteen sulkemisesta.

• Katujensa osalta tienpitäjä on kaupunki
• Maanteiden osalta tienpitäjä on valtio, käytännössä Ely-keskus. 
  Ely-keskuksen ohjeet tilapäisille liikennejärjestelyille.
  Ely-keskuksen ohjeet tien tilapäiselle sulkemiselle Huom! Käsittelyajat ovat pitkiä.
• Yksityisteiden osalta tienpitäjä on tiekunta tai tieosakkaat
• Päätöksen katujen liikenteen sulkemisesta laatii kaupunkisuunnittelu

Hakemuksen liitteenä on oltava liikenteenohjaus-suunnitelma ja kiertotiesuunnitelma siten, että jokainen väliaikainen liikennemerkki on piirretty karttapohjalle ja käytöstä väliaikaisesti poistettavat merkit on myös näytetty kartalla. Listaus tarvittavista liikennemerkeistä helpottaa merkkien hankkimista.

Huomioithan, että hälytysajoneuvoilla on aina oltava pääsy tapahtuma-alueelle.

Mainokset

Kaupunkialueella mainosten ja opasteiden sijoittaminen on luvanvaraista. Kaupunkialueen ulkopuolella mainoksista on ilmoitettava ELY-keskukseen.

• Hyväksytä mainos kaupunginarkkitehdillä ennen kuin tilaat mainoksia.
• Kaupunkialueella sallitaan enintään 20 mainosta tapahtumaa kohti
• Maantiet: Tilaisuutta koskevan tilapäisen ilmoituksen voi sijoittaa Elyn tiealueelle ilman ilmoitus- tai lupamenettelyä, mutta ilmoituksen asettajan pitää noudattaa Liikenne- ja viestintäviraston määräyksiä. 
• Sisääntulokatujen varrella on sallitut paikat ajoradan sekä jalankulku ja pyörätien välisellä viherkaistalla.
• Jos välttämättä tarvitaan mainos muualle, perustele asia ja liitä kartta hakemukseen
• Valmiiksi katsottuja mainospaikkoja on Pohjoistullitiellä, Mältintiellä, Vakka-Suomenkadulla ja Lokalahdentiellä

Väliaikaiset opasteet

• Opasteiden tarve on vähentynyt karttaohjelmien myötä
• Hyväksytä opasteet kaupunginarkkitehdillä ennen kuin tilaat opasteita
• Maantiet: Tilapäisen opastusmerkin sijoittamiseen tarvitaan ELY-keskuksen lupa.
• Opasteiden kiinnittäminen talviseen aikaan on työlästä, koska ne on pystytettävä omalla tolpallaan maahan. Opasteita ei saa kiinnittää liikennemerkkeihin tai valopylväisiin.

Hakemukset lähetetään kirjaamoon

Tapahtumalupien neuvota

Tilapäiset rakenteet

Tilapäiset rakenteet kuten lavat, kontit, myyntikatokset tai teltat saattavat vaatia luvan rakennusvalvonnasta, mikäli ne ovat yli 14 vrk. paikallaan. Kysy neuvoa rakennusvalvonnasta!

• Mikäli lupa vaaditaan, sen voi hakea Lupapisteen kautta lupapiste.fi
• Ole ajoissa: haku: 3-5 viikkoa + 2 viikkoa valitusaika. Hakuaika voi mennä alle kolmen viikon + valitusaika, jos hakemus piirustuksineen on laadukas.

Meluilmoitus

Erityisen häiritsevästä tilapäistä melua tai tärinää aiheuttavasta toiminnasta on tehtävä kirjallinen ilmoitus Uudenkaupungin kaupungin ympäristönsuojeluviranomaiselle. Ilmoitus on tehtävä hyvissä ajoin, kuitenkin viimeistään 30 vuorokautta ennen toiminnan aloittamista.

Elintarvikkeiden myynti

Muut viranomaisluvat

Ilmoitus poliisille

Yleisötilaisuudesta on aina ilmoitettava poliisille vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkua. Sellaisista tilaisuuksista, jotka edellyttävät esimerkiksi liikennejärjestelyjä, ilmoitus on tehtävä tätä aikaisemmin. Suurista tapahtumista ilmoitetaan jopa vuotta ennen tilaisuuden alkamista.

Arpajais- ja rahankeruulupa

Onko suunnitelmissasi kenties järjestää arpajaiset tai bingo tilaisuudessa tai tapahtumassa? Hae arpajais- ja rahankeruulupaa. 

Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma

Mikäli on kyse suuresta yleisötilaisuudesta, tarvitaan mm. pelastus- ja turvallisuussuunnitelma ja mahdollisesti muutama muukin selvitys. Pelastussuunnitelmasta lisätietoja saa aluepelastuslaitokselta.

Ilotulitukset

Uudessakaupungissa ilotulitteiden käyttöä on rajoitettu keskusta-alueella. Ilotulitteiden käytöstä on ilmoitettava aina pelastuslaitokselle. Lisätietoja ilotulitteiden käytöstä löytyy pelastuslaitoksen sivuilta.

Sähkö ja vesi

Tapahtumaan tarvittavasta sähköstä voi tiedustella Vakka-Suomen Voiman asiakaspalvelusta, Lokalahden alueella Carunan asiakaspalvelusta.

Tapahtumaan tarvittavissa vesiasioissa neuvoo Uudenkaupungin Veden asiakaspalvelu.