Kutsuohjatun joukkoliikenteen tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Kaupunginhallitus
Uudenkaupungin kaupunki
Mörnenkatu 2
23500 Uusikaupunki

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tarkoitus on kutsuohjatun joukkoliikenteen palvelun toteuttaminen, kuljetusmatkatilausten käsittely ja asiakassuhteen hoitaminen

• Palvelun toimittaminen sisältäen puhelintilaus- ja verkkotilauspalvelujen toteuttaminen 
• Asiakkuuden hoitaminen kuten asiakaspalvelu, sopimushallinta ja epäselvyyksien selvittäminen 
• Palvelujen kehittäminen sisältäen mm. asiakastyytyväisyyden mittaamisen, kuormitustutkimukset, kokonaismatkojen ja matkaketjujen analyysin ja liikennejärjestelmän, reittien ja linjastojen kehittämisen sekä digitaalisten palveluiden kehittämisen. 
• Palvelukehitykseen liittyvä tieto käsitellään mahdollisuuksien mukaan siten, että siitä ei pystytä tunnistamaan yksittäistä henkilöä, esimerkiksi käsittelemällä tietoa asiakasryhmittäin. 

Käsiteltävät henkilötiedot

• Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot: nimi tai nimimerkki, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja matkatiedot eli tilauksen nouto ja jättöosoitteet 
• Syntymäaika, vain jos palvelu/lipputuote on ikään sidottu 
• Mahdollisen sähköisen tilin edellyttämät rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana tai muu yksilöivä tunnus 
• Muut rekisteröidyltä saadut tiedot, kuten reklamaatiot, viestintä ja vastaukset kyselyihin ja tutkimuksiin. 
• mahdollinen apuvälinetieto (rollaattori tai lastenrattaat) 

Käsitelläänkö erityisiä henkilötietoja (Yleinen tietosuoja-asetus 9 artikla)?

Ei käsitellä.

Käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittelyperusteena ovat ensisijaisesti sopimuksen täytäntöön paneminen ja Uudenkaupungin kaupungin, rekisterinpitäjän, käsittelijän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut ja niiden toteuttaminen. Käsittely voi olla tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi ja/tai rekisterinkäyttäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Tietovarannon tietolähteet

Henkilötiedot kerätään asiakkaalta itseltään puhelin- ja verkkopalvelun palveluiden käyttöönoton ja käytön sekä asiakaspalvelun yhteydessä.

Onko henkilötietojen antaminen lakisääteistä tai sopimukseen perustavaa? Seuraukset siitä, jos tietoja ei toimiteta?

Henkilötietojen antaminen on sopimukseen perustuvaa. Ilman henkilötietoja asiakaan palvelukokemus voi olla vajaavainen tai sitä ei voida toteuttaa lainkaan. Henkilötiedoilla pyritään myös varmistamaan, että palvelua käytetään palvelun käyttöehtojen mukaan. 

Tietovarannon ylläpitojärjestelmät

Tietoja ylläpidetään ja käsitellään seuraavissa järjestelmissä: kuljettajasovellus, varauspalvelu, lomakekyselysovellus ja asianhallintajärjestelmä

Onko tietovarannon tiedot sähköisessä vai manuaalisessa muodossa?

Tietojen käsittely tapahtuu pääosin sähköisesti. 

Onko tietovarannon henkilötietojen käsittelyä ulkoistettu?

Tietovarannon henkilötietoja voivat käsitellä TLO/ LS-Liikennelinjat Oy:n henkilökunta sekä heidän sopimuskumppaninsa esimerkiksi ongelmatapauksissa.

Tietojen suojaamisen periaatteet

Rekisterin käyttäminen edellyttää sähköisissä ylläpitojärjestelmissä henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.

Käyttöoikeudet asiakasrekistereihin myönnetään tehtäväkohtaisesti rekisterinpitäjän tai tämän puolesta toimivan tahon henkilöstön jäsenille, joiden on tehtäviensä perusteella välttämätöntä saada pääsy tietoihin. Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on vaitiolovelvollisuus myös työsuhteen päättymisen jälkeen.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta. Järjestelmäntoimittajat hoitavat asiakasrekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta. Asiakkuuden päättyessä asiakastiedot poistetaan heti, jos muut lainsäädännölliset velvoitteet eivät estä tietojen poistamista. Tietojen poistamisen jälkeen reklamointi ja virhetilanteiden selvittäminen eivät ole enää mahdollisia.

Järjestelmäntoimittajat vastaavat, että asiakasrekisteri säilyy teknisesti eheänä. Järjestelmään liittyen teknistä tietoa tarvitaan järjestelmän teknisen käytettävyyden ja eheyden ylläpitoon ja varmistamiseen. Teknisinä tietoina tallentuvat laitteen tuottamat tapahtumat. Teknisinä tietoina ei kerätä eikä talleteta henkilötietoja.

Tiedot suojataan tahalliselta ja tahattomalta tuhoutumiselta (mm. keskuslaitteet ovat lukituissa tiloissa, joihin on kulunvalvonta ja tiedostoista varmuuskopiot erillisessä paloturvallisuusosastossa) ja tietojen eheys hoitamalla suojaus teknisen ylläpitotietojen ja tapahtumatietojen kautta. Järjestelmän sisäiset tietoyhteydet on toteutettu suljetuin verkoin. Ulkopuoliset yhteydet on suojattu palomuurein. Järjestelmää ja sen tietoyhteyksiä valvotaan 24 tuntia vuorokaudessa.

Tarjoamme henkilöstölle koulutusta ja ohjeistusta tietosuoja- ja tietoturva- asioissa. Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

Tietovarannossa olevien tietojen luovutus

Tietoja on mahdollisuus luovuttaa rekisterinpitäjälle, viranomaiskäyttäjille ja järjestelmäpalveluiden tuottajille tietosuojaselosteen mukaisesti.

Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Ei tehdä.

Tietojen luovutus ETA-alueen ulkopuolelle

Ei luovuteta.

Tietovarannon tietojen säilytysajat tai niiden määritysperusteet

Asiakastiedot säilytetään asiakassuhteen voimassaolon ajan. Matkojen tilaustiedot säilyvät järjestelmässä tämänkin jälkeen, mutta niistä poistetaan linkitys asiakastietoihin.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

Rekisterin pitäjän tulee kertoa tietojen käsittelystä selkeästi ja läpinäkyvästi.

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröitynä voit tarkastaa mitä tietoja sinusta käsitellään. Tarkastusoikeutta koskevat yhteydenotot tulee lähettää kirjallisina ja allekirjoitettuina tietovarannon yhteyshenkilölle. Pyynnössä on myös mainittava se ajanjakso, miltä ajalta tallennettuja tietoja halutaan. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja- asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Pyynnön voi lähettää myös Uudenkaungin kirjaamoon: 

Oikeus oikaista tietonsa

Jos huomaat, että tietosi ovat virheellisiä tai epätarkkoja, voit vaatia tietojesi oikaisua. Oikaisua varten ota yhteyttä tietovarannon yhteyshenkilöön. 

Oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää rajoittamaan tietojesi käsittelyä siksi aikaa, kunnes tietosi on asianmukaisesti tarkastettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus siirtää tiedot toisen rekisterinpitäjän järjestelmään, jos olet toimittanut tietosi kaupungille itse.

Oikeus peruuttaa suostumus

Sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Peruuta suostumus ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksia on rikottu. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu. 

Lopuksi

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Uudenkaupungin kaupunki ilmoittaa henkilötietojen käsittelyssä mahdollisesti tapahtuvista muutoksista asiaankuuluvasti.
Uudenkaupungin kaupunki ei ole kaikissa tapauksissa velvollinen ilmoittamaan muutoksista erikseen, kuten milloin tietojen toimittaminen osoittautuu mahdottomaksi tai vaatisi kohtuutonta vaivaa (esimerkiksi milloin rekisteröidystä ei ole ajantasaisia yhteystietoja), joten rekisteröityjä kehotetaan ajoittain tarkastamaan tämä seloste mahdollisten muutosten varalta.